7 советов по отправке конфиденциальных документов онлайн

Прошли те времена, когда физические файлы отправлялись по почте или доставлялись вручную, чтобы обеспечить безопасную и надежную доставку конфиденциальных файлов. Хотя не существует гарантированного или надежного метода обмена файлами в Интернете, ниже приведены некоторые из лучших советов о том, как максимально безопасно обмениваться конфиденциальными файлами.

Лучшие 7 советов по безопасной отправке конфиденциальных файлов в Интернете

1) Ограничьте доступ к файлам

При передаче конфиденциальных файлов в Интернете подумайте о них как конфиденциальные документы, требующие строгих протоколов безопасности. Большинство сервисов обмена файлами предлагают надежные настройки контроля доступа, которые имеют решающее значение для защиты ваших данных. По умолчанию общие ссылки могут позволить любому получить доступ к файлу, что представляет собой значительный риск, если ссылка случайно будет передана неавторизованным лицам. Чтобы избежать этого, заблаговременно настройте параметры следующим образом:

Ограничьте доступ определенным лицам: назначьте права доступа исключительно указанным адресам электронной почты или зарегистрированным пользователям на платформе. Это гарантирует, что только проверенные пользователи смогут просматривать, редактировать или оставлять отзывы о ваших файлах.

Используйте расширенные разрешения: настройте разрешения пользователей с детальным контролем, определяя, кто может загружать, редактировать или просто просматривать файлы. Это предотвращает несанкционированное изменение и распространение.

Включить срок действия ссылок: установите срок действия общих ссылок по истечении определенного периода или после предполагаемого использования, уменьшая окно возможностей для несанкционированного доступа.

Отслеживание активности файлов. Используйте функции отслеживания платформы, чтобы отслеживать, кто и когда получает доступ к файлам, обеспечивая контрольный журнал в целях безопасности.

Применяя эти меры, вы создаете цифровой эквивалент безопасного, запертого картотеки, гарантируя, что ваши конфиденциальные файлы останутся конфиденциальными и будут находиться в руках только тех, кто должен их видеть.

2) Регулярно обновляйте программное обеспечение

Если ваша система небезопасна и защищена, ваши файлы не смогут оставаться в безопасности и защищены. Регулярно обновляя программное обеспечение вашей операционной системы и используемые вами приложения, вы снижаете вероятность возникновения определенных уязвимостей. Эта практика – не просто рекомендация; это важнейший компонент надежной стратегии кибербезопасности.

Обновления программного обеспечения не просто добавляют новые функции; их часто выпускают для исправления дыр в безопасности и исправления уязвимостей, обнаруженных после выхода последней версии. Киберпреступники постоянно сканируют системы с устаревшим программным обеспечением, чтобы воспользоваться этими уязвимостями. Оставаясь в курсе обновлений, вы закрываете эти бреши и существенно затрудняете злоумышленникам несанкционированный доступ к вашей системе. Использование устаревшего программного обеспечения похоже на то, что вы оставляете дверь в свой цифровой дом незапертой. Это сопряжено с множеством потенциальных рисков, в том числе:

Заражение вредоносным ПО. Устаревшие приложения могут стать идеальными носителями вредоносного программного обеспечения, которое может распространиться по вашей сети, повреждая файлы и похищая конфиденциальную информацию.

Утечки данных. Неисправленные уязвимости могут служить точками входа для утечки данных, что приводит к раскрытию конфиденциальных данных, таких как личные данные, финансовая информация и интеллектуальная собственность.

3) Защитите файлы паролем

Если есть возможность, защитите паролем любые файлы, которыми вы делитесь в Интернете. Это дополнительный уровень защиты, который необходимо обойти, чтобы получить доступ к вашему файлу. Защита паролем требует, чтобы каждый, кто имеет доступ к устройству получателя, также знал пароль для доступа к вашему файлу. Рассмотрите возможность использования менеджера паролей для создания и хранения сложных паролей.

4) Выбирайте надежные службы обмена файлами

Когда дело доходит до передачи конфиденциальных данных в Интернете, целостность вашей службы обмена файлами имеет первостепенное значение. Выбор проверенных и надежных платформ может значительно снизить риск несанкционированного доступа или утечки данных. Вот некоторые из наиболее известных и безопасных сервисов обмена файлами, заслуживших репутацию надежных:

Microsoft OneDrive: OneDrive, легко интегрируемый с Windows и Office 365, обеспечивает безопасный и эффективный способ хранения файлов и обмена ими с расширенными возможностями. такие функции, как Personal Vault, для дополнительного уровня защиты.

Dropbox. Dropbox — пионер облачного хранилища, предлагающий функции безопасности высокого уровня, включая двухфакторную аутентификацию и шифрование файлов, что делает его надежным выбором для хранения конфиденциальной информации.

Amazon Cloud Drive. При поддержке технологического гиганта Amazon Cloud Drive предоставляет безопасную и надежную платформу для хранения и обмена файлами, оснащенную комплексными средствами управления доступом и разрешениями.

Google Диск. Известный своим удобным интерфейсом, Google Диск предлагает надежные возможности совместного использования и мощные инструменты для совместной работы, обеспечивая при этом защиту ваших данных с помощью ведущих в отрасли мер безопасности.

Каждая из этих платформ предлагает уникальные функции и протоколы безопасности. Очень важно оценить их предложения в соответствии с вашими конкретными потребностями. Например, если совместная работа является ключевым аспектом вашего рабочего процесса, Google Drive или Microsoft OneDrive могут оказаться более подходящими благодаря их интеграции с пакетами повышения производительности. С другой стороны, если вы ищете простое хранилище файлов с легким поиском, Dropbox и Amazon Cloud Drive — отличный выбор.

Для более глубокого ознакомления с возможностями и функциями безопасности этих платформ ознакомьтесь с разделом «Лучшие способы сохранения и восстановления документов», который содержит ценную информацию об оптимизации методов управления файлами при соблюдении самых высоких стандартов безопасности.

5) Установите и используйте мощное антивирусное программное обеспечение

Прежде чем загружать или скачивать файлы, которые вы отправляете или получаете, используйте антивирусную программу, чтобы проверить их на наличие вредоносного ПО. Нет смысла безопасно отправлять или получать поврежденные файлы. Если у вас его нет, вам следует это сделать, поскольку это также лучший способ защитить себя от перехода по вредоносным ссылкам, которые устанавливают вредоносное ПО, которое может получить доступ к вашей личной информации. Мы рекомендуем установить на все ваши устройства надежную антивирусную защиту. Это также может предупредить вас о любых фишинговых письмах или мошенничестве с программами-вымогателями. Получите мой выбор лучших победителей антивирусной защиты 2024 года для ваших устройств Windows, Mac, Android и iOS.

6) Зашифруйте ваши файлы

Несмотря на то, что электронные письма кажутся почти мгновенными, файлы, которые вы отправляете по электронной почте, все равно могут быть перехвачены во время пути между вами и предполагаемыми получателями. Если киберпреступники перехватят файл, но он зашифрован, то независимо от взлома файл будет для них нечитаемым и бесполезным. Зашифровывая файлы, вы создаете непреодолимый барьер, который сохраняет конфиденциальность и целостность ваших данных, гарантируя, что только те, кому они нужны, смогут расшифровать сообщение внутри.

7) Включите двухфакторную аутентификацию

В современном цифровом мире защита конфиденциальных файлов во время онлайн-передачи имеет решающее значение, и одной из наиболее эффективных доступных мер безопасности является двухфакторная аутентификация. аутентификация (2FA). Этот расширенный протокол безопасности требует двух подтверждений личности, что значительно повышает защиту ваших цифровых активов. Когда вы включаете 2FA, вы сначала вводите свое имя пользователя и пароль, а затем вторую форму идентификации, например код, отправленный на ваше мобильное устройство, отпечаток пальца или распознавание лица.

Важность 2FA невозможно переоценить; он не только снижает риск кражи пароля, но также предлагает различные методы проверки в соответствии с вашими предпочтениями, а также немедленные предупреждения системы безопасности о любых попытках несанкционированного доступа. Чтобы внедрить 2FA, всегда проверяйте настройки безопасности ваших платформ и включайте их везде, где это возможно.

Для большей безопасности рассмотрите возможность использования приложений для аутентификации, которые генерируют чувствительные ко времени коды. Также разумно иметь резервные коды или дополнительное устройство аутентификации на случай, если ваш основной метод 2FA недоступен. Включение 2FA в вашу процедуру безопасности гарантирует, что ваши конфиденциальные файлы останутся конфиденциальными и хорошо защищенными во время онлайн-транзакций. 

Основные выводы Курта

Хотя облачные сервисы и службы обмена файлами могут значительно облегчить жизнь, важно защищать то, чем вы делитесь, особенно конфиденциальные файлы. Поскольку не все файлы могут быть защищены паролем на каждой платформе обмена файлами или безопасны при передаче через Интернет, семь шагов, описанных выше, могут обеспечить безопасность ваших конфиденциальных файлов при совместном использовании в Интернете.

Какие дополнительные меры, по вашему мнению, могли бы повысить безопасность существующих в настоящее время платформ обмена файлами? Дайте нам знать, написав нам по адресу .

Чтобы получить больше моих технических советов и предупреждений о безопасности, подпишитесь на мой бесплатный информационный бюллетень CyberGuy Report, перейдя по адресу .

Задайте Курту вопрос или дайте нам знать, какие истории вы хотели бы, чтобы мы осветили.

Следите за Куртом в его социальных сетях:

Ответы на самые популярные вопросы задавал вопросы CyberGuy:

Авторские права CyberGuy.com, 2024 г. Все права защищены.

Курт «CyberGuy» Кнутссон — отмеченный наградами технический журналист, глубоко любящий технологии, оборудование и гаджеты, которые делают жизнь лучше благодаря его материалам для Fox News и FOX Business, начиная с утренних программ «FOX и друзья». Есть технический вопрос? Получите бесплатный информационный бюллетень CyberGuy от Курта, поделитесь своим мнением, идеей истории или комментарием на CyberGuy.com.