Лучшие способы сохранения и восстановления документов

Организация файлов может быть мучительной, особенно когда на вашем столе разбросано так много бумаг и папок. Тем не менее, вы можете значительно облегчить себе жизнь, организовав и храня свои документы в цифровом виде. Легче искать в файлах, когда они сохранены в цифровом виде, потому что цифровые файлы можно систематизировать, индексировать и искать с помощью различных инструментов и программного обеспечения.

Кроме того, цифровые файлы обычно хранятся на компьютерах, в облаке или на жестких дисках, что снижает риск их потери или потери. В отличие от физических документов, которые можно легко потерять, повредить или уничтожить, цифровые файлы можно создавать резервные копии и копировать, чтобы предотвратить потерю. Это обеспечивает уровень безопасности и уверенности в том, что ваши документы надежно хранятся и легко доступны.

Используйте внешний жесткий диск 

Я всегда храню все свои файлы на внешнем жестком диске, который я надежно храню дома. Таким образом, на случай, если что-то пойдет не так с любым из других онлайн-сайтов, которые я использую для хранения, мой жесткий диск всегда будет там, чтобы предоставить мне нужные мне файлы и документы. Вы также должны сделать резервную копию своих файлов в другом месте, например в облаке или на другом устройстве, на случай, если ваш жесткий диск выйдет из строя или потеряется. Вы также должны периодически тестировать свои резервные копии, чтобы убедиться, что они работают правильно и могут быть восстановлены в случае необходимости.

Чтобы узнать, на какие устройства следует выполнять резервное копирование данных, посетите веб-сайт

Только помните, что такие важные документы, как свидетельство о рождении или карточка социального обеспечения, никогда не должны храниться в сети. Держите их запертыми в сейфе.

Лучшие приложения для сохранения и восстановления документов 

Вот мой выбор лучших приложений для сохранения и восстановления документов.

1. Документы Google 

Облачный сервис особенно полезен, когда вы находитесь вдали от дома и вам нужен доступ к определенным документам. Однако я не доверяю каждому облачному сервису. Например, Google Docs — не мой любимый облачный источник для хранения документов. Крупный технологический гигант печально известен тем, что собирает ваши данные при каждом удобном случае. Однако я знаю, что многие люди являются большими поклонниками Google Docs, поэтому я все равно покажу вам, как им пользоваться. Это совершенно нормально, если вы хотите его использовать; это просто не мое личное предпочтение.

Поиск Документов Google 

На настольном компьютере или ноутбуке при входе в свою учетную запись Google щелкните значок Служб Google (это квадратный символ, состоящий из четырех меньших квадратов одинакового размера, расположенных в виде 2x2). сетка) в правом верхнем углу 

Появится всплывающее меню, в котором вы можете просмотреть свой Диск, Документы, Таблицы и многое другое.

Ваш Диск действует как облачное хранилище, и именно здесь вы можете получить доступ к любому документу, созданному вами в Google. Как только вы окажетесь на Диске, вы можете нажать кнопку «Создать» в верхнем левом углу и выбрать, что вы хотите создать дальше.

Вы можете открывать существующие документы со своего устройства в Google Docs и редактировать их прямо там.

Вы также можете сотрудничать в Google Docs, так как ими легко поделиться с кем угодно.

Кроме того, все в Документах Google сохраняется автоматически, так что вам никогда не придется беспокоиться о потере вашей работы.

Программа отслеживает предыдущие версии, поэтому, если вы случайно внесете изменения, вы сможете просмотреть любые изменения документа. Вот шаги, которые вы можете выполнить: 

Перейдите к файлу 

Прокрутите вниз и нажмите История версий 

Нажмите Посмотреть историю версий 

В правой части окна будут показаны все сохраненные версии этого файла. screen 

Вы также должны загрузить и сохранить копии своих документов на свое устройство или в другую облачную службу на случай, если Google Docs станет недоступным или удалит ваши файлы.

2. Dropbox 

Dropbox — еще одно отличное место для хранения всех ваших документов в Интернете. Его можно использовать бесплатно, если вы просто хотите сделать резервную копию нескольких документов. Тем не менее, платная подписка позволит вам загружать тонны файлов и восстанавливать ранее сохраненные версии в случае потери документа. У Dropbox есть несколько планов по разным ценам, самым дешевым из которых является план Plus для частных лиц, который стоит 9,99 долларов в месяц.

Храните несколько файлов из разных источников и создавайте общие папки. 

Прелесть Dropbox в том, что вы можете хранить несколько файлов из разных источников. Вы можете создать электронную таблицу Google или документ Microsoft Word и даже делать записи экрана. Dropbox также позволяет создавать общие папки, чтобы другие люди могли получить доступ к вашим документам после того, как вы поделитесь ими с ними. Все, что вам нужно сделать, это нажать «Создать» на главной странице Dropbox и выбрать, что вы хотите сделать.

Восстановить файлы 

Вы также можете легко восстановить файлы, которые были случайно удалены из вашего Dropbox. Вот как получить доступ к этим файлам.

Войдите в свой аккаунт Dropbox 

Перейдите на боковую панель слева и нажмите Удаленные файлы 

Если вы хотите восстановить файл, наведите на него указатель мыши и установите флажок слева от него 

Нажмите Восстановить, а затем снова нажать «Восстановить» для подтверждения 

Платная подписка позволит вам даже восстановить множество предыдущих версий документа, если вы когда-нибудь захотите вернуть эти версии. Вот как вернуть эти версии, если вы платите за подписку.

Щелкните документ, который хотите просмотреть, правой кнопкой мыши 

Прокрутите вниз и выберите История версий. 

Вам будут показаны все предыдущие версии этого документа. Вы можете навести указатель мыши на нужный документ и нажать «Восстановить» справа 

Перемотать назад 

В Dropbox также есть функция под названием «Перемотка назад», которая позволит вам вернуться к предыдущим версиям сохраненных документов. в Дропбоксе. Однако вам придется приобрести эту функцию с Dropbox Plus, которая стоит 9,99 долларов в месяц, как упоминалось ранее. Вот шаги для использования функции перемотки назад.

Войдите в свою учетную запись Dropbox 

Чтобы перемотать всю свою учетную запись Dropbox, нажмите «...» рядом с пунктом «Упорядочить», а затем нажмите «Перемотать эту папку».

Чтобы перемотать определенную папку, наведите указатель мыши на имя папки и нажмите «...» рядом с «Активность», а затем нажмите «Перемотать эту папку». Это также перемотает все папки в этой конкретной папке.

Нажмите «Попробовать перемотку назад».

Нажмите на график, чтобы выбрать день.

Нажмите «Продолжить».

В списке «Точная настройка» найдите самое раннее изменение, которое нужно отменить, и нажмите синюю линию под ним.

Нажмите «Продолжить».

Нажмите «Перемотать назад». Вы получите электронное письмо после завершения перемотки.

Вы также должны обязательно загружать и сохранять копии файлов на свое устройство или в другую облачную службу на случай, если Dropbox станет недоступен или удалит ваши файлы.

ЧТОБЫ ПОЛУЧАТЬ МОИ ТЕХНИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ И ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯ О БЕЗОПАСНОСТИ, ПОДПИШИТЕСЬ НА МОЙ БЕСПЛАТНЫЙ ОТЧЕТ О CYBERGUY, ПЕРЕХОДЯ НА CYBERGUY.COM/NEWSLETTER  

3. Microsoft 365

Наконец, если вы используете приложения Microsoft 365, такие как Word или Excel, вы можете хранить свои файлы в OneDrive или Share Point, которые являются облаками, подключенными к вашим программам Microsoft. Это будет связано с вашей учетной записью электронной почты для всех ваших приложений Microsoft.

Сохранение документа Word в OneDrive 

Например, предположим, что вы хотите сохранить документ Word в OneDrive 

Перейдите в меню "Файл"

Прокрутите вниз и нажмите "Сохранить как" 

Нажмите на расположение в сети 

Затем управляйте учетными записями хранения 

Нажмите One Drive 

Войдите в свою учетную запись Microsoft, а затем выберите папку на One Drive, в которой вы хотите сохранить это

После внесения изменений вы сможете вернитесь к этому файлу, нажав «Файл», а затем нажав «История версий». В правой части экрана вы увидите, когда файл редактировался в разное время и кем,

Помимо резервного копирования файлов, обязательно резервное копирование компьютеров Windows и Mac. Это может избавить вас от стресса и разочарований в долгосрочной перспективе.

Основные выводы Курта 

Хранение ваших документов в порядке и в безопасности имеет решающее значение в сегодняшнюю цифровую эпоху. Несмотря на то, что для хранения ваших файлов доступно множество вариантов, важно выбрать надежную и безопасную платформу. Независимо от того, выберете ли вы внешний жесткий диск, Google Docs, Dropbox или Microsoft 365, обязательно уделите время правильной настройке системы и регулярно выполняйте резервное копирование важных документов.

Беспокоитесь ли вы о рисках, связанных с чрезмерным использованием облачных хранилищ и онлайн-платформ для организации и хранения ваших личных и конфиденциальных документов? Дайте нам знать, написав нам по адресу

Чтобы получить больше моих советов по организации вашей техники, подпишитесь на мой бесплатный информационный бюллетень CyberGuy Report, перейдя по адресу  

Copyright 2023 CyberGuy.com. Все права защищены.

Курт «CyberGuy» Кнутссон — отмеченный наградами технический журналист, который глубоко любит технологии, оборудование и гаджеты, которые делают жизнь лучше благодаря его материалам для Fox News и FOX Business, которые начинаются по утрам в программе «FOX and Friends». Есть технический вопрос? Получите информационный бюллетень Курта CyberGuy, поделитесь своим мнением, идеей истории или комментарием на CyberGuy.com.