Как профессионально пользоваться Google Workspace и Microsoft Office

Google Workspace и Microsoft Office созданы для повышения производительности, и они работают еще лучше, если вы действительно знаете, что делаете. 

Ниже приведены несколько лучших приемов, которые я усвоил за годы использования этого программного обеспечения. Возможно, они смогут освободить вам дополнительное время в течение дня.

Копирование и вставка форматирования: вы выбрали идеальный шрифт, размер и интервал. Теперь скопируйте это по всему документу (или электронной таблице, или презентации). Выделите текст и щелкните значок малярного валика на панели инструментов. Нажмите и перетащите текст, который хотите преобразовать. Вуаля!

Верните это назад: спустя три человека и 12 версий вы совершенно потерялись при редактировании Google Doc. Проследите свои действия, открыв «Файл» > «История версий» > «Просмотреть историю версий». Выберите время справа, и вы увидите, кто что сделал (и когда!). С другой стороны, если вы не сохраните документ как новый с другим именем файла, все смогут увидеть ваши изменения.

Расскажите, как есть: диктуйте текст вместо того, чтобы печатать, чтобы сэкономить время или дать отдых запястьям. Вам не нужно покупать ничего нового; все это встроено. В документе Google Docs откройте «Инструменты» > выберите «Голосовой ввод». В Word выберите «Главная» > «Диктовать». К вашему сведению, вы можете использовать такие команды, как «точка» и «запятая» для знаков препинания, а также «новый абзац» и «новая строка» для форматирования.

Избавьтесь от отвлекающих факторов: вот трюк с Word, позволяющий сосредоточиться на тексте и ни на чем другом. Откройте вкладку «Вид» в меню, затем нажмите «Фокус». Вуаля, все, кроме документа, исчезнет, ​​и вы окажетесь в полноэкранном режиме. Переместите курсор в верхнюю часть экрана или нажмите Esc, когда вы снова будете готовы отвлечься.

Стоп-кадр: в Excel это помогает удерживать заголовки столбцов и строк на месте при прокрутке больших таблиц. Выберите ячейку, в которой начинаются фактические данные, а затем щелкните меню «Вид» > «Закрепить панели».

Делиться значит заботиться: этот вариант идеально подходит, если вы хотите поделиться документом Google в качестве шаблона, но не хотите, чтобы другие люди возились с вашим файлом. Нажмите «Поделиться», затем измените настройки ссылки на «Все, у кого есть ссылка» и выберите «Редактор». Прежде чем нажать «Отправить», замените текст в URL-адресе с надписью «изменить» на «шаблон/предварительный просмотр». Это заставит получателей делать свои собственные копии и редактировать, оставляя оригинал под вашим полным контролем. Такой умный!

Что это за слово еще раз? В Word и Docs щелкните слово правой кнопкой мыши и выберите «Определить», чтобы узнать, что оно означает. Вы даже можете получить рекомендации по произношению. Просто сделай это перед большой презентацией, хорошо?

Ярлык, которым вы будете пользоваться постоянно

Этот настолько хорош, что заслуживает немного больше места. Есть простой способ открыть новый файл Google Doc, версию документа Word от Google. То же самое касается открытия нового Google Sheet (версия Excel от Google). 

Вы даже можете использовать его, чтобы открыть Календарь Google с новой пустой записью календаря, которую вам нужно будет заполнить, что быстрее, чем просмотр самого календаря или Google Диска.

Сначала убедитесь, что вы вошли в свою учетную запись Google. Затем откройте браузер Chrome и введите название приложения Google, а затем «.new» в строке URL-адреса браузера.

Вот удобный список для справки. Для каждого приложения можно использовать любой из следующих ярлыков:

Используйте технические возможности в своем расписании

Удостоенная наград ведущая Ким Командо — ваше секретное оружие для навигации по технологиям.

Авторские права принадлежат WestStar Multimedia Entertainment, 2024 г. Все права защищены.